Undangan Penawaran Penyedia Jasa Penulisan Naskah Laporan Tahunan 2020 Yayasan Tifa

Latar Belakang
Yayasan Tifa adalah organisasi yang mempromosikan terwujudnya masyarakat terbuka melalui kerja sama pada isu-isu strategis dengan berbagai organisasi masyarakat sipil di Indonesia, baik di tingkat nasional maupun lokal. Didirikan pada tahun 2000, Yayasan Tifa selama dua puluh tahun kiprahnya telah mendapat dukungan dari berbagai pihak untuk membangun ekosistem masyarakat Indonesia yang bersemangat dan toleran, serta mendorong peran pemerintah yang bertanggung jawab dan membuka ruang partisipasi bagi semua kalangan.

Dalam rangka memenuhi kewajibannya, Yayasan Tifa hendak melakukan pelaporan kepada publik mengenai program-program yang dijalankan dan hasil audit keuangan yayasan. Untuk itu, Yayasan Tifa mengundang perusahaan maupun individu profesional yang memiliki pengalaman dalam penulisan laporan tahunan organisasi internasional untuk menawarkan jasa penulisan laporan kepada Yayasan Tifa dengan kondisi-kondisi sebagaimana dijelaskan pada bagian selanjutnya.

Cakupan Laporan Tahunan

Laporan Tahunan Yayasan Tifa adalah instrumen publikasi yang penting untuk menunjukkan kinerja program, finansial, serta pencapaian-pencapaian yang diraih oleh Yayasan Tifa kepada seluruh pemangku kepentingan. Laporan Tahunan ini akan digunakan Yayasan Tifa dalam upayanya membangun jaringan dan melakukan advokasi, serta untuk menyajikan informasi-informasi yang relevan terkait program, proyek, dan aktivitas yang diselenggarakan oleh Yayasan Tifa beserta mitranya selama tahun 2020. Yayasan Tifa juga akan menggunakan Laporan Tahunan ini untuk menjalin hubungan dengan lembaga-lembaga pemerintahan, donor, dan mitra organisasi masyarakat sipil yang ada di Indonesia.

Laporan tahunan ini akan menggarisbawahi hasil yang dicapai dari program-program yang diselenggarakan oleh Yayasan Tifa bersama mitra dan bagaimana hasil-hasil tersebut memberi dampak pada komunitas-komunitas penerima manfaat. Narasi capaian dan dampak yang diraih ini juga perlu didukung dengan narasi bagaimana program dijalankan dan bagaimana perkembangannya. Selain itu, laporan tahunan ini juga diharap dapat menggambarkan kontribusi Yayasan Tifa terhadap kesuksesan beragam program, proyek, dan aktivitas yang diselenggarakan Yayasan Tifa bersama mitra. Laporan tahunan ini juga perlu merefleksikan perubahan yang terjadi di dalam Yayasan Tifa secara internal termasuk diantaranya perubahan strategi besar organisasi, independensi Tifa dari Open Society Foundation and proses penciptaan Tifa yang baru. 

Kegiatan penulisan laporan tahunan ini meliputi wawancara dan penulisan materi-materi yang diajukan oleh Yayasan Tifa. Penyedia jasa akan bekerjasama dengan pihak Yayasan Tifa dalam mengumpulkan informasi-informasi yang relevan terkait penulisan laporan tahunan.

Cakupan Pekerjaan

Dengan arahan dari Yayasan Tifa, penyedia jasa akan melakukan tugas-tugas sebagai berikut:

  1. Melakukan riset dan wawancara, menulis, serta menyunting teks naskah laporan tahunan sepanjang 20-40 halaman, termasuk di dalamnya menyusun grafik/chart yang dibutuhkan.
  2. Menyusun draf kerangka tulisan berdasar hasil wawancara dan konsultasi dengan mitra dan pihak Yayasan Tifa untuk memastikan konten tulisan telah secara akurat menangkap dampak dan capaian yang diraih dari program-program yang dijalankan selama tahun 2020.
  3. Setelah dikaji oleh pihak Yayasan Tifa, penyedia jasa akan melengkapi konten tulisan dan melakukan revisi-revisi yang dibutuhkan.
  4. Penyedia jasa akan bekerjasama dengan Yayasan Tifa untuk mengembangkan tulisan pesan kunci dari data yang ditampilkan dalam laporan tahunan, serta menulis keterangan foto-foto penunjang tulisan.
  5. Penyedia jasa melakukan proofreading pada naskah final laporan tahunan Yayasan Tifa.

Anggaran

Anggaran penulisan laporan tahunan 2020 Yayasan Tifa dalam bahasa Indonesia, termasuk biaya riset, editing, proofreading dan honor adalah maksimal IDR 70,000,000 (tujuh puluh juta rupiah).

Biaya-biaya termasuk perjalanan untuk melakukan penelitian maupun wawancara harus dianggarkan dalam bagian keseluruhan biaya tersebut. Pembayaran akan dilakukan dalam 3 termin sebagai berikut:

  • 40% paling lambat 7 hari setelah penandatanganan kontrak
  • 40% paling lambat 7 hari setelah draft kedua diterima oleh Yayasan Tifa
  • 20% paling lambat 7 hari setelah naskah laporan tahunan diterima dan disetujui oleh Yayasan Tifa.

Susunan Konten:

  • Bagian Pembukaan: 3 halaman
  • Bagian Pengenalan: 8 halaman
  • Bagian Isi: 16 halaman
  • Bagian Penutup: 4 halaman

Susunan konten dapat berubah menyesuaikan kebutuhan dan hasil diskusi Yayasan Tifa dengan penyedia jasa.

Kerangka Waktu

TahapanOutputPeriode
Proses penawaran jasa konsultasiPerusahaan/Individu mengirimkan portfolio berisi pengalaman-pengalaman kerja sebelumnya dalam kerangka penugasan yang sama.Konsep awal, rencana kerja, dan penawaran rancangan anggaran biaya

# Yayasan Tifa memberikan kesempatan untuk melakukan diskusi awal untuk dapat memberikan gambaran dari laporan Tifa di tahun sebelumnya dan harapan‐harapan sebelum perusahaan/individu mengirimkan konsep, rencana kerja dan anggaran biaya
29 Juni–2 Juli 2021
Keputusan Yayasan Tifa untuk pemilihan pemberi jasaPengumuman penawaran yang diterima

Penandatanganan kontrak kerjasama
6 Juli 2021

9 Juli 2021
Proses penulisanDraf awal masuk ke Tifa 30 Juli 2021
Draf kedua masuk ke Tifa tanggal 13 Agustus 2021
Final draf disetujui kedua belah pihak 20 Agustus 2021
10 Juli 2021 –
20 Agustus 2021

Penutup

Setiap perusahaan maupun individu yang tertarik untuk menawarkan jasanya diharapkan mengirimkan:

  • Portfolio dan CV
  • Kontak untuk 3 referensi, baik perorangan/perusahaan/organisasi
  • Rencana kerja dan penawaran rancangan anggaran biaya

Selambat‐lambatnya tanggal 2 Juli 2021 ke email recruitment[at]tifafoundation.id

Yayasan Tifa memberi kesempatan melakukan diskusi awal untuk dapat memberikan gambaran dari dokumen-dokumen laporan tahunan Yayasan Tifa periode tahun-tahun sebelumnya dan aspirasi-aspirasi terkait penulisan laporan tahunan yang akan dilakukan sebelum perusahaan/individu mengirimkan konsep, rencana kerja, dan anggaran biaya.